ടൈം മാനേജ്‌മെന്റ്
സോണിയാ ഗാന്ധിക്കും നിരുപമാ റാവുവിനും ആറക്ക ശമ്പളം വാങ്ങുന്ന എക്‌സിക്യുട്ടീവിനും കൂലിപ്പണിക്കാരിക്കും എനിക്കും നിങ്ങള്‍ക്കും ഓരോ ദിവസവും ഒരുപാട് ജോലികള്‍ ചെയ്തുതീര്‍ക്കാനുണ്ട്. അതിനു ലഭിക്കുന്നതാകട്ടെ 24 മണിക്കൂറും. ഏറ്റവും തിരക്കുള്ളവര്‍ക്കും ഒരു തിരക്കുമില്ലാത്തവര്‍ക്കും സമയദൈര്‍ഘ്യം ഒന്നുതന്നെ. പിന്നെ എന്തുകൊണ്ട് ചിലര്‍ക്ക് സമയം തികയുന്നില്ല? കൃത്യമായി പ്ലാന്‍ ചെയ്ത് വിനിയോഗിച്ചാല്‍ ഉള്ള സമയം പോലും കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്തുതീര്‍ക്കാന്‍ പര്യാപ്തമാവും.ടൈം മാനേജ്‌മെന്റ്
തിരക്കുള്ള ഒരു തട്ടുകടയിലെ പാചകക്കാരനെ നിരീക്ഷിച്ചിട്ടുണ്ടോ? എത്ര പെട്ടെന്നാണ് അദ്ദേഹം ഓര്‍ഡര്‍ പ്രകാരം ഭക്ഷണം തയ്യാറാക്കുന്നത്. എത്ര തിരക്കുണ്ടായാലും അയാള്‍ക്ക് വെപ്രാളമോ ബദ്ധപ്പാടോ ഇല്ല. പാചകക്കാരന്‍ സാധനങ്ങള്‍ക്ക് വേണ്ടി പരതുന്നത് നിങ്ങള്‍ക്ക് കാണേണ്ടിവരില്ല.
ഒരാള്‍ ഗ്രീന്‍പീസ് മസാല ഓര്‍ഡര്‍ ചെയ്തുവെന്ന് കരുതുക. തട്ടുകടക്കാരന് ഫ്രൈപാന്‍ അടുപ്പില്‍ വെച്ച് എണ്ണ ഒഴിക്കുന്നു. തന്റെ തൊട്ടുമുന്നിലുള്ള പാത്രങ്ങളില്‍ നിന്നും അരിഞ്ഞുവെച്ച സവാളയും തക്കാളിയും പച്ചമുളകുമെടുക്കുന്നു. ഇടതുഭാഗത്തെ പാത്രങ്ങളില്‍ നിന്ന് മുളകുപൊടിയും മഞ്ഞള്‍പൊടിയും ഉപ്പുമെടുക്കുന്നു. വലതുഭാഗത്തെ പാത്രത്തില്‍നിന്നും വേവിച്ചുവെച്ച ഗ്രീന്‍പീസ് എടുക്കുന്നു. ഇരുകൈകളും ഒരേ സമയത്ത് കൃത്യതയോടെ ഉപയോഗിക്കുന്നു. രണ്ടു മിനുട്ടിനകം ഗ്രീന്‍പീസ് മസാല തയ്യാര്‍. തട്ടുകടക്കാരന് ടൈം മാനേജ്‌മെന്റ് ആരും പറഞ്ഞു കൊടുത്തതല്ല. കാര്യങ്ങള്‍ അപ്പപ്പോള്‍ ചെയ്തുകൊടുത്താലേ തനിക്ക് പ്രയോജമുള്ളൂ എന്നു വരുമ്പോള്‍ അദ്ദേഹമത് സ്വയം പഠിച്ചു.
ആവശ്യമായ സാധനങ്ങള്‍ കൈയെത്തും ദൂരത്ത് അടുക്കിവെക്കാനും ചെയ്യാനുള്ള ജോലികള്‍ തരംതിരിച്ചു വെക്കാനും ആവശ്യത്തിന്റെ പ്രാധാന്യമനുസരിച്ച് മുന്‍ഗണന നല്‍കാനും ഓരോ ജോലിക്കും സമയം മുന്‍കൂട്ടി നിശ്ചയിക്കാനുമുള്ള കഴിവിനെയാണ് ടൈം മാനേജ്‌മെന്റ് എന്നു പറയുന്നത്. തയ്യാറെടുക്കല്‍, അടുക്കിവെക്കല്‍, ജോലികളെ ലിസ്റ്റു ചെയ്യല്‍,അത്യാവശ്യവും പ്രധാനപ്പെട്ടതുമായ കാര്യങ്ങള്‍ക്ക് മുന്‍ഗണന നല്‍കല്‍ എന്നതൊക്കെ ഇതില്‍ വരും.
ഒരു ദിവസം ചെയ്തുതീര്‍ക്കാനുള്ള കാര്യങ്ങളെ നാലായി തിരിക്കാം. 1.അടിയന്തരവും പ്രധാനപ്പെട്ടതുമായ കാര്യങ്ങള്‍, 2. അടിയന്തരമുള്ള കാര്യങ്ങള്‍ എന്നാല്‍ പ്രധാനപ്പെട്ടതല്ല, 3. പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങള്‍; പക്ഷേ അടിയന്തരമല്ല, 4. അടിയന്തരമോ പ്രധാനപ്പെട്ടതോ അല്ലാത്ത കാര്യങ്ങള്‍.
ഒരുദാഹരണം പറയാം: നിങ്ങള്‍ക്ക് ടെലിഫോണ്‍ ബില്‍ അടയ്ക്കാനുണ്ട്. ഇന്നാണ് അവസാന തിയ്യതി. അത് ഒന്നാമത്തെ വിഭാഗത്തില്‍ പെടും. ടെലിഫോണ്‍ ബില്‍ ഇന്നുതന്നെ അടയ്ക്കണം. പക്ഷേ, നിങ്ങള്‍തന്നെ ചെയ്യണമെന്നില്ല. മറ്റാരെയെങ്കിലും ചുമതലപ്പെടുത്തിയാല്‍ മതി. എങ്കില്‍ അത് രണ്ടാമത്തെ വിഭാഗത്തില്‍ പെടും. ടെലിഫോണ്‍ബില്‍ നിങ്ങള്‍തന്നെ അടയ്‌ക്കേണ്ടതുണ്ട്. പക്ഷേ, ഇനിയും ദിവസങ്ങളുണ്ട്. ആ വഴിക്കു പോകുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ അടച്ചേക്കാം. അത് മൂന്നാമത്തെ വിഭാഗത്തില്‍ പെടും. ടെലിഫോണ്‍ ബില്‍ അടയ്ക്കണം. അത്തരം കാര്യങ്ങള്‍ മറ്റൊരാളെ ചുമതലപ്പെടുത്തിയതാണ്. അന്വേഷിച്ചാല്‍ മാത്രംമതി. എങ്കില്‍ അത് നാലാമത്തെ വിഭാഗത്തില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താം.എല്ലാം കൈയെത്തും ദൂരെ
ഒരു ദിവസം എടുക്കേണ്ടിവരുന്ന സാധനങ്ങളൊക്കെ സ്ഥിരം ഒരു സ്ഥലത്തുതന്നെ വെക്കുക. സമയം ലാഭിക്കാനുള്ള വഴികളിലൊന്നാണിത്. പലപ്പോഴും തിരച്ചിലിനാണ് നാം ഏറെ സമയം ചെലവഴിക്കാറുള്ളത്. രാവിലെ എഴുന്നേറ്റ് ബ്രഷ് തിരയുന്നത് ഒന്നാലോചിച്ചുനോക്കൂ. ഒരു കുട്ടി സ്‌കൂള്‍ വിട്ട് വീട്ടില്‍ വന്ന് ബാഗ് മേശപ്പുറത്ത് വെക്കുന്നു. ആദ്യം ലഞ്ച്‌ബോക്‌സ് അമ്മയുടെ അടുത്ത് കഴുകാന്‍ കൊടുക്കുന്നു. കുട സാധാരണ വെക്കാറുള്ള അതേ സ്ഥലത്ത് വെക്കുന്നു. ടെക്സ്റ്റുകള്‍, നോട്ടുകള്‍,ബോക്‌സ് തുടങ്ങിയവ അതത് സ്ഥാനത്ത് സൂക്ഷിക്കുന്നു. അഴിച്ചിട്ട യൂണിഫോം കഴുകാനിടുന്നു. രാത്രി ഹോംവര്‍ക്ക് മുഴുവനും ചെയ്തശേഷം പിറ്റേന്നത്തെ ടൈംടേബിള്‍ പ്രകാരം പുസ്തകങ്ങള്‍ ബാഗില്‍ അടുക്കിവെക്കുന്നു. യൂണിഫോം അയേണ്‍ ചെയ്തുവെക്കുന്നു. പഠനമുറിയിലെ ഓരോ കാര്യത്തിനും അടുക്കും ചിട്ടയുമുണ്ട്. ഇപ്രകാരം ക്രമീകരിച്ചുവെച്ചശേഷം കുട്ടി ഉറങ്ങാന്‍ കിടന്നാല്‍ അവന് ശാന്തമായി ഉറങ്ങാന്‍ കഴിയും. രാവിലെ അവന് ഉത്സാഹത്തോടെ എഴുന്നേല്‍ക്കും.
തലേന്ന് ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ ഒന്നും ചെയ്യാതെയാണ് കുട്ടി പോയി കിടന്നുറങ്ങിയതെങ്കില്‍ രാവിലെ അവന് അലസതയോടെ ചുരുണ്ടു കൂടി കിടക്കും. അമ്മയുടെ നിര്‍ബന്ധത്തിനു വഴങ്ങി എണീറ്റാല്‍തന്നെ സാധനങ്ങള്‍ തിരയുന്നതിനായിരിക്കും സമയം എടുക്കുക.
ഓഫീസില്‍ ശുചിത്വവും ചിട്ടയുമുള്ള മേശപ്പുറം ജോലി വേഗത്തില്‍ തീര്‍ക്കാന്‍ സഹായിക്കും. ഒരു ദിവസത്തേക്ക് ആവശ്യമുള്ള ഫയലുകള്‍ മാത്രമേ മേശപ്പുറത്ത് ഉണ്ടാവാന്‍ പാടുള്ളൂ. ഓരോന്നും ഇനം തിരിച്ചു വെക്കുക. മേശപ്പുറത്ത് ഉണ്ടാവേണ്ട ഓരോ വസ്തുവിനും സ്ഥാനം നിശ്ചയിക്കുക. സ്ഥാനം തെറ്റിവെക്കാതിരിക്കുക. ഓരോ ദിവസവും ചെയ്യാനുള്ള കാര്യങ്ങള്‍ ലിസ്റ്റ് ചെയ്ത് മേശപ്പുറത്ത് സൂക്ഷിക്കുക. ചെയ്തുതീര്‍ക്കാന്‍ പറ്റാത്തവ പിറ്റേ ദിവസത്തെ ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ ആദ്യത്തെ ഇനമായി ചേര്‍ക്കുക.ഒരു സമയം ഒരു ജോലി
ഒരു ദിവസം പ്രധാനമായും ചെയ്യേണ്ട ജോലികള്‍ക്കായി രണ്ടോ മൂന്നോ മണിക്കൂറിന്റെ ബ്ലോക്കുകള്‍ രൂപവത്കരിക്കുക. തുടര്‍ച്ചയായി അത്രയും സമയം ഒരു ജോലി മാത്രം ചെയ്യുക. ഫോണ്‍വിളി, ഭക്ഷണം തുടങ്ങിയവ ഈ സമയത്ത് ചെയ്യാതിരിക്കുക.
ഓരോന്നും ക്രമത്തിനനുസരിച്ച് തീര്‍ക്കുക. ഒരു കാര്യം തുടങ്ങിവെക്കും. ഇടയ്ക്കുവെച്ച് നിര്‍ത്തി വേറൊന്ന് തുടങ്ങും. അതും പൂര്‍ത്തിയാക്കാതെ അടുത്തതിനു പോകും. പക്ഷേ ഏതു ജോലിയും തുടര്‍ച്ചയായി ചെയ്താലേ വേഗം കൂടൂ. വാരിവലിച്ചു ചെയ്യുന്നത് സമയനഷ്ടത്തിന് ഇടയാക്കും.
മനസ്സില്‍ മുന്നൊരുക്കം
രാത്രി കിടക്കുന്നതിനു മുമ്പ് രാവിലെ ചെയ്യാനുള്ള കാര്യങ്ങള്‍ക്ക് ഒരു ക്രമീകരണം മനസ്സിലുണ്ടാക്കുക. ആദ്യം ഏതു ചെയ്യണം? പാത്രങ്ങള്‍ കഴുകിവെച്ചിട്ട് പാചകത്തിന് നിന്നാല്‍ മതിയോ. ആദ്യം പാചകത്തിനു നിന്നില്ലെങ്കില്‍ കുട്ടികള്‍ക്ക് നേരം വൈകുമോ എന്നൊക്കെ നിശ്ചയിച്ച് മനസ്സില്‍ പ്ലാനിങ് നടത്തുക. പറയുന്ന സമയത്ത് പറയുന്ന സ്ഥലത്ത് എത്തുക. എത്താന്‍ കഴിയില്ലെങ്കില്‍ മുന്‍കൂട്ടി പറയുക. അന്നന്ന് ചെയ്യേണ്ടത് അന്നന്നുതന്നെ ചെയ്തുതീര്‍ക്കുക. മാറ്റിവെക്കുന്നത് ജോലികള്‍ കൂടുന്നതിനു കാരണമാകും. അത് അലസതയ്ക്കും വഴിയൊരുക്കും.
എല്ലാറ്റിനുമുപരി മനസ്സില്‍ കാര്യങ്ങള്‍ കുഴഞ്ഞുമറിഞ്ഞു കിടക്കാന്‍ അനുവദിക്കാതിരിക്കുക എന്നതാണ് പ്രധാനം. സാധനങ്ങള്‍ അടുക്കും ചിട്ടയുമായി വെക്കുന്നതുപോലെ മനസ്സിലെ ചിന്തകളും അടുക്കിവെക്കണം. ജോലി ചെയ്തുകൊണ്ടിരിക്കുന്ന സമയത്ത് അതുമായി ബന്ധപ്പെടാത്ത ചിന്തകളെ മനസ്സിലേക്കു കടന്നുവരാന്‍ അനുവദിക്കരുത്.
അഭിപ്രായങ്ങളൊന്നുമില്ല:
ഒരു അഭിപ്രായം പോസ്റ്റ് ചെയ്യൂ